Eksport/import wymiarów analitycznych

Wstęp

Rozwiązanie to umożliwa łatwy eksport oraz import wymiarów analitycznych dla towarów oraz kontrahentów.

Dodatkowo możemy importować/eksportować dane towarowe istniejących towarów lub zakładać nowe towary.

Obsługujemy następujące dane:

a) towarów:

Dane edytujemy przy pomocy arkusza kalkulacyjnego.

Kolejność kolumn podczas importu nie ma znaczenia, program sprawdza, czy dany wymiar istnieje w programie.

Podczas importu danych uruchamiany jest mechanizm walidacyjny, który sprawdza, czy dane importowane do wymiarów analitycznych są poprawnego typu.

Instalacja funkcjonalności

1. Instalacja HPP

2. Wgranie raportów do Symfonia Handel

Konfiguracja funkcjonalności

Ta funkcja nie wymaga konfiguracji.

Wymiary Towarów- eksport/import

Funkcję wywołujemy z kartoteki towarów. Zaznaczamy odpowiednie towary, następnie spod prawego przycisku wybieramy opcję "Wymiary towarów- eksport/import (BLOT)".

eksport/import wymiarów

Powinno pojawić się okno arkusza kalkulacyjnego z wyeksportowanymi danymi.

eksport/import wymiarów

Tak wyeksportowane dane możemy modyfikować w dowolny sposób.

Dane możemy uzupełniać na dwa sposoby:

⚠
Uwaga:
Program nadpisuje aktualne zawartości wymiarów dla zaznaczonych dokumentów. Przed edycją wymiarów dobrze jest wyeksportować sobie kopię poprzez przycisk Eksportuj XLS.

Gdy na oknie "Wymiary analityczne" mamy już uzupełnione wszystkie informacje, które potrzebujemy, możemy zapisać je w bazie Handel. W tym celu klikamy Zapisz w Handel.

✔
Wskazówka: Jeżeli chcemy zaimportować tylko wybrane przez nas wymiary analityczne to wystarczy, że na oknie arkusza zostawimy kolumny tylko tych wymiarów, które nas interesują.
Przykład poniżej.

eksport/import wymiarów

Po uruchomieniu okna Wymiarów mamy pokazane obecne wymiary dla towarów wraz z ich zawartością. Przykładowo, jeśli chcemy zmienić im tylko "wymiar_tekstowy", to pozostałe kolumny możemy usunąć, a kolumnę "wymiar tekstowy" przenieść tak, by pomiędzy nazwą a wymiarem nie było pustych kolumn.

eksport/import wymiarów

Uzupełniamy nasz wymiar (jeśli zmieniamy cenę należy wpisać "0", nie zostawiamy pustej komórki), po czym klikamy Zapisz w handel.

eksport/import wymiarów

Jeśli uzupełnimy poprawnie wszystkie dane program zapyta, czy na pewno zapisać nowe wartości. Klikamy 'Tak'.

⚠
Uwaga:
Po zmienie wartości w komórce należy kliknąć poza nią lub wcisnąć przycisk Tab/Enter. Jeśli tego nie zrobimy arkusz traktuje komórkę jako w trakcje edycji i dane w niej zawarte nie są jeszcze zapisane.

Modyfikowanie/dodawanie danych towarowych

Funkcja ta pozwala również na dodanie nowych towarów oraz modyfikację kartotek istniejących towarów.

Kolumny oznaczone na zielono dotyczą danych kartotekowych towarów, podczas gdy kolumny bez żadnego koloru dotyczą wymiarów analitycznych dla towarów.

eksport/import wymiarów

Domyślnie funkcja działa w trybie importu samych wymiarów analitycznych, wszystkie kolumny dotyczące danych towarów są pomijane.

Aby włączyć modyfikację kartotek istniejących towarów należy zaznaczyć [1]- Nadpisuj dane kartotekowe towarów.

Włączenie dodatkowo [2]- Zakładaj nieistniejące kartoteki sprawi, że jeśli w którymś wierszu pojawi się kod towaru, którego nie ma w bazie, to program założy taki towar zapisując do niego wszystkie dane, które są w tym wierszu podane.

Domyślne wartości dodawanych towarów

W przypadku zakładania nowych towarów i braku wymaganych informacji do założenia go w kartotece (nazwa, stawka VAT, jednostka miary) program uzupełni je automatycznie.

Jeśli nie będzie informacji o:

Przykładowe błędy podczas importu

Poniżej przykładowa sytuacja ze źle wpisanymi wartościami (czyli wartości nie są tego samego typu jak typ wymiaru analitycznego).

eksport/import wymiarów

Przy próbie zapisania do Handlu pojawi się nam komunikat wskazujący co wymaga poprawy.

eksport/import wymiarów

Listę czytamy w ten sposób:

wpisana przez nas wartość jaki błąd popełniliśmy jaki typ danych może być w tej kolumnie nazwa kolumny
wartość 123 jest niepoprawna dla wymiaru (true/False) z kolumny 'E'
wartość abc jest niepoprawna dla wymiaru (liczba całkowita) z kolumny 'F'
... ... ... ... ... ...
wartość inny element nie występuje w słowniku (elementy słownika dopisanego do wymiaru) z kolumny 'I'

Możemy również otrzymać komunikat:

Oznacza to, że program nie znalazł towaru o kodzie podanym w tym wierszu, musimy wtedy poprawić kod i zrobić zapis ponownie.

Możemy również otrzymać komunikat

eksport/import wymiarów

Oznacza to, że w podanych kolumnach usunięty został pierwszy wiersz z wymiarami, ale w pozostałych komórkach zostały się jakieś dane (często mogą być niewidoczne - białe znaki, spacje itd.).

Żeby tego uniknąć, należy podczas usuwania kolumn niepotrzebnych do importu wymiarów kliknąć na jej nagłówek (literkę) tak, żeby cała kolumna została zaznaczona. Następnie klikamy PPM ? Prawy Przycisk Myszy i wybieramy "Wyczyść zawartość".

Możemy wtedy ponownie spróbować zapisać dane do Handel.

Wymiary Kontrahentów- eksport/import

Funkcję wywołujemy z kartoteki kontrahentów. Zaznaczamy odpowiednich kontrahentów, następnie spod prawego przycisku wybieramy opcję "Wymiary towarów- eksport/import (BLOT)".

Dalszy opis działania jest identyczny, jak dla wymiarów towarów.